Cómo administrar múltiples proyectos

multiAdministrar varios proyectos al mismo tiempo es pan de todos los días de los Gerentes de proyectos, pero no es una tarea fácil. He aquí cinco consejos que le podrían ayudar.

1. ESCALONE SUS FASES: Hay varias etapas de fases por las que pasan los proyectos, lo que los hace complejos. Estas fases comúnmente comprenden algunas formas de Iniciación, Planeación, Ejecución, Control y Cierre. Un truco para administrar múltiples proyectos de manera simultánea, es escalonar estas fases tanto como sea posible, de tal manera que no ocurran al mismo tiempo.
Por ejemplo, es muy posible que no quiera que los siete proyectos que gerencia se encuentren al mismo tiempo en la fase de planeación. Procure entonces que los proyectos inicien en momentos diferentes y manténgase alerta para que los proyectos no compartan fases, de tal manera que así logrará mejor concentración y minimizará la posibilidad de cometer errores.

2. EVITE LA SOBRECARGA DE PROYECTOS: ¿Por qué está administrando varios proyectos al mismo tiempo? ¡Probablemente porque usted es un buen Gerente de proyectos! Y precisamente por ser un buen profesional, es muy común que le sean asignados muchos proyectos pues tendrán mayores probabilidades de éxito. Así que usted debe tener en cuenta hasta dónde alcanza y debe aprender a decir “no” a los nuevos proyectos cuando está al límite.

3. NO COMPARTA RECURSOS DEDICADOS: Administrar varios proyectos requiere de múltiples recursos. Una de las peores cosas que usted puede hacer es compartir los recursos dedicados entre proyectos. La idea de “tapar un hueco con tierra de otro” no funciona bien. Si tiene problemas en alguno de los proyectos con los recursos, considere siempre buscar nuevos en vez de llevarlos desde otro proyecto que esté funcionando bien. Sus recursos son su mejor materia prima, ¡protéjalos!

4. DELEGUE LOS DETALLES: Si maneja muy pocos proyectos, es muy probable que conozca todas las tareas, todos los planes de contingencia y todos los detalles. Pero si tiene muchos proyectos necesitará delegar los detalles a otra persona para hacer un seguimiento eficiente.  Para hacerlo, asigne a alguien de su equipo orientado a los detalles, de rápida respuesta y que tenga buena memoria. Asígnelo como la persona a la que acudirá cuando necesite profundizar en detalles. Esto le permitirá enfocarse en el cuadro completo para recorrer los multiples proyectos a través de la complejidad de sus fases.

5. ADMINISTRE LAS EXPECTATIVAS: Una de las más frecuentes fallas al administrar proyectos es olvidar las expectativas de los interesados. Manténgalos enterados del estado de sus proyectos, con información actualizada todo el tiempo. Actualice el estado de sus proyectos frecuentemente, si es posible hacerlo diario, no lo dude, pues de esta manera, su trabajo será mucho más sencillo. Sólo necesita disciplina, que luego se convertirá en un hábito.

Texto adaptado de Method123.

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