5 Tips para programar los recursos

resourcesLos proyectos, son normalmente hechos por un grupo de personas. Como gerente de Proyectos, usted necesitará asignar tareas a las personas de su equipo del proyecto. Evidentemente si usted intenta hacerlo todo o no asigna correctamente las tareas a las personas apropiadas, se verá en problemas muy serios en su proyecto. Esto lo puede evitar programando los recursos de manera efectiva:

TIP 3: Elabore un calendario de recursos: Antes de asignar recursos, póngase en la tarea de definir las disponibilidades de los recursos que tiene en mente, esto quiere decir, programe fechas iniciales y finales de disponibilidades, así como los horarios en los que los recursos podrán ejecutar las actividades, de esa manera, la asignación de tareas se basará en la realidad y no en supuestos.

TIP 2: Asigne recursos a las tareas: La primera cosa por hacer es asignar gente al trabajo correspondiente a las tarease de sus proyectos. Defina perfiles de recursos para cada miembro de su equipo y luego asigne las tareas a la persona correcta. Si no sabe quién debe liderar una tarea, ¡Pregunte!… Hable con el individuo o con su jefe. Quiero decir, no tome decisions por simple impresiones. Defina primero el Rol de la persona que debe ejecutar las tareas, luego las responsabilidades y con base en eso busque el recurso más pertinente.

Tip 3: Revise quién tiene tiempo disponible: uno de los errores más comunes es asignar tareas a recursos que no tienen tiempo suficiente para realizarlas. Revise siempre cuál es la disponibilidad de los recursos que considera idóneos para la ejecución del trabajo que se espera completar. No hacerlo lo llevará a discusiones con el recurso y posiblemente con el jefe del recurso, con quien tendrá que negociar los tiempos de disponibilidad del recurso. Una vez asignadas las tareas, revise quiénes tienen aún tiempo disponible para hacer otras tareas o apoyar a otros. Busque equilibrio en la asignación.

Tip 4: Monitoree el progreso con regularidad: Los proyectos son activos y sus características cambian todo el tiempo, y algunas personas que tenían mucho que hacer hace algunos días, puede que en su momento estuviesen muy ocupadas y apretadas de tiempo, pero ahora pueden estar administrando sus tareas de manera efectiva, con el tiempo disponible. Revise la programación de sus recursos con regularidad, de tal manera que pueda asegurar que el equipo está haciendo progresos y que existe un buen balance de trabajo. De esta manera podrá determinar a tiempo cuando alguien vuelva a estar disponible para nuevas tareas.

Tip 5: Reasigne tareas si es necesario: Si alguien tiene muchas tareas, usted puede reasignar algunas de ellas a otra persona que tenga la  experiencia para hacer el trabajo. Hable con las dos personas antes de hacer el cambio. Siempre es prudente que ellos sepan qué esperar cuando se revise la asignación de tareas. Reasignar tareas es una manera de aliviar sobrecargas y ayuda a mantener la moral alta y a hacer el mejor uso de las habilidades de cada uno.

2 Comments

  • Están. Buenos esos tíos los tendré en cuenta

  • Muy interesante el tema de los recursos humanos, ya que son poco predecibles, cambiantes, etc características de la naturaleza humana, sin embargo son quienes dan vida a los proyectos, es un elemento principal y fundamental de ada proyecto. Es imposible tener proyectos sin gente involucrada en ellos.

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