La documentacion esencial para cada proyecto

Para cada fase del proyecto, iniciación, planeación, ejecución y cierre, existen documentos esenciales que necesitan completarse para asegurar un proyecto de alta calidad. Éstos soportan el proyecto durante todo su ciclo de vida y juegan un rol muy importante en el aseguramiento del éxito del proyecto. Estos son los documentos más importantes:

Fase de Iniciación:

  • Caso de Negocio: define sus costos y beneficios y asegurará cuál será es retorno de la inversión.
  • Estudio de Factibilidad: Aún antes de la reunión de inicio del proyecto, es importante asegurar que es factible, y esto se logra a través de un estudio de factibilidad.
  • Project Charter: este documento contiene, entre otros, los objetivos del proyecto, el alcance, el equipo y los entregables de primer nivel, además, autoriza formalmente el inicio del proyecto.

Fase de Planeación:

  • Plan del proyecto: el primer documento que debe completar durante la fase de planeación es un plan de gestión del proyecto. En este plan hará una lista de todas las fases, tareas y subtareas necesarias para completar el proyecto. Cada tarea y subtarea deberá incluirse en el cronograma de tal manera que sabrá qué necesita hacerse y cuándo.
  • Plan de Recursos: determinar cuáles recursos son requeridos en el proyecto, incluyendo los financieros, equipos y otros recursos materiales.
  • Plan de Calidad: con el fin de lograr un proyecto exitoso es importante documentar cada métrica de calidad con base en la cual se hará la medición de cada entregable del proyecto y así cuplir con los requerimientos del cliente.
  • Plan de Riesgos:  los riesgos forman parte de todos los proyectos, pero si no se documentan, no los podrá gerenciar. Para administrar correctamente los riesgos, documente la probabilidad e impacto de cada riesgo posible y determine un plan de respuestas. Asigne un responsable para cada riesgo.
  • Plan de Comunicaciones:  es un documento muy importante, pues asegura una comunicación efectiva, y determina cómo se debe proporcionar la información correcta al interesado correcto en el momento indicado

Fase de Ejecución:

  • Gestión del cambio: Es necesario documentar cada cambio en el proyecto, utilizando una plantilla de cambios. Con esto se podrá determinar la priorización y pertinencia de los cambios.
  • Gestión de los riesgos: la presencia de riesgos debe documentarse durante todo el proyecto en un formato de riesgos y en un resgistro de trazabilidad de riesgos, y así no perderlos de vista.
  • Gestión de conflictos: un formato de gestión de conflictos es muy útil para determinar acciones que ayuden a resolverlos  de manera efectiva y rápida.
  • Gestión del tiempo: los documentos de tiempo son muy importantes, pues con ellos se registra y gerencia cada recurso en el proyecto, en términos de cronograma. Con este documento se asegura el cumplimiento de la línea base del proyecto, o se determinan los cambios necesarios.
  • Gestión del costo: la gerencia financiera del proyecto se hace utilizando formatos de gastos y documentos de presupuesto. Cada gasto debe ser registrado y aprobado para asegurarla trazabilidad de la ejecución y compararla contra el presupuesto del proyecto.

Fase de Cierre

  • Reporte de cierre: cuando un proyecto llega a la fase de finalización, es importante documentar todas las acciones y etapas requeridas para cerrar el proyecto. Esto puede incluir la liberación o reasignación de gente, equipo y materiales.

Leave a Reply