5 reglas de oro para administrar proyectos pequeños

Gestionar proyectos pequeños puede ser tan sencillo o complejo como tú lo escojas. Ten en mente que no por el hecho de ser pequeño, es necesariamente simple, precisamente por menospreciar la complejidad de los proyectos pequeños, es que muchos fallan. He aquí cinco reglas de oro, sencillas y prácticas, para tener en cuenta a la hora de gestionar esos proyectos que a veces llamamos “proyecticos”:

  1. ENFÓCATE EN LOS ENTREGABLES: Ten presente que a tu cliente más que el proyecto le interesa el producto o servicio que le estás entregando. La paradoja del asunto está en el hecho de que para enfocarte en el producto tienes que llevar a cabo excelentes procesos, lo cual no quiere decir documentación excesiva. Una de las críticas más frecuentes hacia la Gerencia de proyectos, incluso hacia los sistemas de gestión de calidad es que la excesiva documentación atormenta al equipo y no agregan mucho valor. Por eso, en proyectos pequeños, como dicen coloquialmente “no gastes pólvora en gallinazo”, quieren decir con esto, que debes ser cuidadoso con la cantidad de documentación que liberes en el proyecto y utilices únicamente la que provea valor en la consecución de los entregables.
  2. SÉ INTELIGENTE AL DECIDIR QUÉ HACER: ¡Si el proyecto no lo pide, no lo hagas! concéntrate en los requerimientos del proyecto. Muchas personas sobre-estiman el concepto de “valor agregado”, y consideran que si entregan “más”, les irá mejor. Aplica las mejores prácticas mundiales, por algo son la mejores, ¿no?. Ellas nos enseñan a enfocar nuestros esfuerzos en lo que hay que hacer: si es útil para cumplir los objetivos del negocio, lo debes hacer, de lo contrario, deséchalo.
  3. DEFINE LOS OBJETIVOS: Una de las actividades obligadas en todo proyecto, por pequeño que sea, es definir los objetivos. Al hacerlo te estás asegurando de definir un norte y podrás establecer una estrategia para su cumplimiento. ¿Te imaginas qué pasaría si no documentas los proyectos? Muy probablemente estarás a merced de los objetivos personales de cada uno de los directivos de tu empresa. Con los objetivos establecidos y comunicados, tendrás un escudo con el que te defenderás de los naturales caprichos humanos de los interesados de tu proyecto.
  4. DEFINE LOS ENTREGABLES: En muchas ocasiones el contrato no es suficiente para tener claro todo lo que debes hacer, pues es muy posible que no encuentres especificidades de los entregables, por eso debes tomarte tu tiempo para definir con todo lujo de detalles lo que entregarás al final del proyecto.  No dejes nada abierto a libre interpretación de nadie. Tómate el tiempo necesario para registrar características funcionales, estéticas y de calidad de todo lo que entregarás. Al construir la documentación del Alcance de tu proyecto, pregúntate: ¿Si yo fuera… entiendo exactamente lo mismo que entiende quien escribió esto? Ten en cuenta que al no definir el alcance correctamente, corres peligro de transformar tu “proyectico” en Mega proyecto.
  5.  CUIDA LAS COMUNICACIONES: Aún en los proyectos más pequeños todo el mundo necesita saber cuál será su rol y sus responsabilidades. No asumas que tu equipo sabe qué hacer, así haya participado en proyectos muy similares en el pasado. Comunica los objetivos, comparte el plan del proyecto, mejor aún, constrúyelo con tu equipo de trabajo, asigna actividades específicas, realiza seguimiento del proyecto y solicita informes de desempeño. Una comunicación abierta y franca será una puerta abierta para tomar acciones preventivas y correctivas. Piensa que Messi, el fabuloso Messi, no sería el mismo sin el equipo que lo acompaña.

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