5 pasos para hacer un buen plan

By Marian Haus, PMP
Hay un dicho: “cada minuto que invierte en planear, le ahorrará diez minutos en ejecución”. Como gerente de proyectos, he aprendido así como la comunicación y la ejecución la planeación es uno de los tres ingredientes clave para el éxito de los proyectos.
Planear no es una sólo una actividad única que se completa en las etapas tempranas de un proyecto. Planear es un proceso (o si se quiere, un grupo de procesos), conducido a través de todo el proyecto. Y al igual que todo proceso, planear requiere en sí mismo de una plan y de una configuración, con la que se define el alcance de la planeación, los detalles y los entregables.
Entonces, ¿Cómo planeamos la planeación? Aquí están mi propuesta de cinco pasos:
1.     Decida la metodología, el marco o la práctica que usará en el proyecto.Dependiendo de este enfoque, puede requerir de diferentes estilos de planeación, entregables, detalles o rigor.
Es posible que tenga que seguir adelante con un proceso detallado de planeación si usa un enfoque en cascada. Por el contrario, es posible que tenga que mantener una planificación fina si usa un enfoque ágil, como Scrum. O, su planeación puede ser predefinida y enmarcada si tiene que usar una metodología propia de su organización.
2.   Defina el tiempo para planear.  En promedio, al menos diez por ciento del tiempo de la gerencia debe ser dedicado al proceso de planear.
3.   Escriba una lista de cheque de todos los documentos del proyecto que planeará o que necesita entregar.La lista dependerá, sobre todo, en la complejidad de su proyecto, organización y metodología.
4.   Comience a planear temprano y continúe con la planeación durante todo el proyecto. Algunos de los documentos de planeación, como el cronograma de alto nivel o los documentos de alcance, puede que se necesite que se mantengan congelados mientras se firman. Otros documentos, como el plan de riesgos o el despliegue de la planificación, necesitarán de actualizaciones a medida que progresa el proyecto.
5.   Continuamente mejore su planificación.Mejore su planeación comunicando el resultado de la misma con su equipo del proyecto y recogiendo su retroalimentación sobre el rendimiento de su planeación. Usted puede usar esta retroalimentación para mantener un continuo mejoramiento en el plan.
A medida que el proyecto progresa, mantenga un registro de los problemas de su plan para hacer seguimiento a las brechas que encuentra en el camino. Estas son las “lecciones aprendidas de planeación”, un documento que puede usar para mejoramiento continuo.
Extraído de la página oficial del PMI (Project Management Institute) el 1 de noviembre de 2011 en la siguiente dirección: http://ow.ly/7fry3.

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