Cómo recopilar requerimientos para una ejecución exitosa del proyecto

El Project Manegement Institute (PMI) define un requerimiento como “una condición o capacidad que debe cumplirse o que debe poseer un sistema, producto, servicio, resultado o componente para lograr cumplir un contrato, un estándar, una especificación u otro documento impuesto formalmente. Los requerimientos se cumplen cuando el proyecto esté completo. Aprenda a recopilarlos correctamente.

Recopilar los requerimientos es el proceso de recopilar y documentar las necesidades, deseos y expectativas del Sponsor, cliente o cualquier otro interesado que se vea afectado por la completitud del proyecto. La mejor manera de hacerlo es producir una lista de requerimientos en los que el equipo del proyecto trabajará mientras se ejecuta el mismo. Sin esta lista, el proyecto puede completarse, pero puede que no satisfaga las necesidades de la gente que usará el producto o el sistema creado por el proyecto.

Los dos aspectos de la recopilación de requerimientos que deben tenerse en cuenta son: escuchar al cliente y grabar los requerimientos en una lista. Durante esta recopilación la acción más prudente y procedente de un Gerente de proyectos es escuchar. Permita que elos interesados y los clientes hablen sobre sus necesidades, expectativas y deseos. Registre todo en una lista y asegúrese de hacer descripciones detalladas de cada uno de ellos.

Escuchar:

En la escucha activa estamos genuinamente interesados en entender lo que la otra persona está pensando, sintiendo, esperando o lo que el mensaje significa, y estamos en actitud de entendimiento antes de respondere con nuestro nuevo mensaje. Reconsideramos nuestros paradigmas y hacemos un esfuerzo por entender lo recibido y lo que entendemos se lo enviamos al interlocutor para su verificación. Este proceso de verificación o retroalimentación es lo que distingue a una escucha activa y la hace efectiva. Un gerente de proyectos que escucha activamente producirá una mejor lista de requerimientos, lo que ayudará a lograr un proyecto exitoso.

La lista de requerimientos

Un lista apropiada de requerimientos tiene los siguientes datos:

  • Un número de identificación del requerimiento
  • El nombre de la persona que reporta el requerimiento
  • La necesidad y la documentación de soporte por la que se debe cumplir el requerimiento. Procure detallar lo más posible para poder planear con su equipo cómo cumplir el requerimiento.
  • Un costo estimado es un dato que puede ser importante.
  • El estado del requerimiento (pendiente, activo, retrasado, cumplido…), lo que le facilitará llevar trazabilidad de cada uno.
  • Persona responsable de cumplir el requerimiento.
  • Momento esperado en el que se cumplirá el requerimiento.

No escatime esfuerzos en la consecución de los requerimientos en el proyecto, esto definitivamente es clave para el cumplimiento de los objetivos del proyecto. De hecho, todo Gerente de proyectos debería tener una plantilla para crear documentación exitosa de un proyecto exitoso.

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