Definir requisitos: difícil, pero esencial

requerimientosAl iniciar los proyectos, muchas veces sucede que el cliente no sabe exactamente qué es lo que quiere, en términos de entregables, pero sí sabe qué quiere solucionar. Es muy corriente que cuando le preguntamos al cliente qué necesita que le entreguemos nos responda “no sé exactamente qué es lo que necesito, sólo se que necesito solucionar este problema…” Precisamente sobre esto se refirió Rita Mulcahy quién sostenía que lo más difícil para los directivos de una organización es definir los requerimientos del producto, del servicio o del resultado único, objeto del proyecto. Y si para las directivas es difícil, ¿cómo será entonces para el Gerente del proyecto? El reto es enorme.

 

Y entonces, ¿Qué son los requisitos?

También llamados requerimientos, pueden ser características o funcionalidades de un producto, con las cuales se puede resolver un problema o un objetivo. Del mismo modo se pueden definir como una condición o capacidad que debe poseer un sistema para satisfacer una necesidad, un contrato, un estándar o una especificación.

Existen, por lo tanto requerimientos de producto y de proyecto.

  • De producto: toda característica, funcional o no que tendrá el producto o servicio que el Director de proyectos esté desarrollando.
  • De proyecto: todo lineamiento previo de dirección que se defina para la gerencia del proyecto.

Los requisitos funcionales hacen referencia a lo que un sistema debe ser capaz de hacer, mientras que uno no funcional se entiende como un requierimiento de rendimiento, calidad, etc, es decir, que especifica cómo se deben realizar las funciones.

En el momento de definir los requerimientos, se debe tener en cuenta que éstos deben ser:

  • Necesarios: la ausencia total o parcial de estos requerimientos es inaceptable en el producto o servicio.
  • Identificables: el texto que describe los requerimientos debe ser los suficientemente claro de tal manera que no se pueda dar lugar a diferentes interpretaciones.
  • Concisos: el lenguaje de la descripción debe ser comprensible para todo lector, por lo que el lenguaje técnico no es recomendable.
  • Consistentes: todos los requerimientos deben ser complementarios, o por lo menos, no se pueden contradecir.
  • Completos: la información consignada en la descripción de los requerimientos debe ser la necesaria y suficiente, por lo que no se debería solicitar al lector que se remita a fuentes externas de información.
  • Alcanzables: deben ser realistas, que pueda ser alcanzado con el tiempo, el dinero y los recursos disponibles.
  • Verificables: los requerimientos deben tener la posibilidad de ser analizados y sobre los cuales se podrá decir con certeza si fue o no satisfecho.

La importancia del requisito radica en su obligatorio cumplimiento, por lo tanto, la correcta definición de un criterio de aceptación es indispensable. Generalmente estos criterios de aceptación se enmarcan el cumplimiento de métricas o de normas específicas. Aunque los criterios que figuran en primer lugar en las listas de criterios de aceptación casi siempre se enfocan a la calidad esperada del producto del proyecto, se deberá detallar adecuadamente otros de dirección de proyectos, como:

· La calidad de los nuevos procesos emitidos por el Gerente de proyectos.
· La puntualidad de los productos y procesos de entrega.
· La capacidad del proyecto para producir los entregables dentro del presupuesto.

Para terminar la planeación, los entregables deben estar orientados a cumplir con los requisitos. La EDT se debe construir con base en ellos.

¿Qué evitamos cuándo definimos los requisitos? El drama final. Cuando el cliente no acepta nuestros entregables, podemos llegar a tener situaciones muy críticas en el proyecto. Por lo tanto, antes de definir el alcance del proyecto, antes de establecer los entregables y entrar en la etapa siempre divertida de construir la WBS ó EDT, el Gerente de proyectos deberá hacer un esfuerzo importante por definir los requerimientos del producto y del proyecto.

1 Comment

  • Eso me ha sucedido Jorge, en especial cuando trabajé en la empresa de Tecnología de la Información cuyo nombre me reservo, nunca se definían requisitos y luego venían los problemas hasta con abogados de por medio.

    A veces el afán de vender hace es un arma de doble filo. Muy peligrosa

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